Скенери

Скенери за документи, снимки и дигитализация

Скенерите преобразуват физически документи, снимки и други оригинали в цифрови изображения. Според конструкцията и предназначението си те могат да бъдат използвани за периодично домашно сканиране, обработка на офис документи, дигитализация на архиви или ежедневна работа с голям брой страници.

В Digit.bg можете да разгледате различни модели според типа оригинали, скоростта, резолюцията, начина на подаване и софтуерните възможности. За общ преглед на категорията вижте сканиращи устройства.

Как работи скенерът?

Скенерът улавя визуалната информация от физически оригинал и я преобразува в цифрово изображение. Полученият файл може да бъде съхраняван и обработван, а чрез подходящ софтуер може да бъде включен в различни работни процеси за управление на документи.

Самото сканиране не означава автоматично разпознаване на текста. За тази задача се използва OCR технология, която анализира вече полученото изображение.

Документен или Flatbed скенер?

Една от първите стъпки при избора е да определите какви оригинали ще сканирате най-често.

Нито една конструкция не е универсално по-добра. Документният скенер може да бъде много по-практичен при стотици листови документи, докато Flatbed конструкцията има предимство, когато оригиналът трябва да остане неподвижен и да не преминава през ролки.

Какво е ADF?

ADF (Automatic Document Feeder) е автоматично подаващо устройство. Вместо всеки лист да бъде поставян ръчно, в подаващото устройство могат да бъдат заредени множество съвместими оригинали, които скенерът обработва последователно.

При избор проверете не само дали има ADF, но и неговия капацитет, поддържаните размери и плътности на оригиналите и ограниченията на конкретния модел.

Смачкани, повредени, много тънки, нестандартни или други специфични оригинали може да не са подходящи за автоматично подаване. Следвайте изискванията на производителя за конкретното устройство.

ADF и двустранното сканиране са различни функции

Наличието на ADF не означава автоматично, че скенерът може да обработва двете страни на листа без допълнителна намеса.

Ако работите с двустранни документи, проверете изрично дали моделът поддържа автоматично duplex сканиране. Начинът, по който е реализирано то, също може да се различава между устройствата.

Скорост на сканиране – ppm и ipm

При документните скенери скоростта е особено важна, когато ежедневно се обработват голям брой страници. В спецификациите можете да срещнете стойности в ppm (pages per minute) и ipm (images per minute).

При двустранен оригинал една физическа страница има две сканирани страни, затова ppm и ipm не трябва автоматично да се приемат като еднакви показатели.

Проверявайте и условията, при които производителят посочва скоростта. Резолюцията, цветният режим, форматът и допълнителната обработка могат да влияят върху реалния работен процес.

Каква резолюция ви е необходима?

Резолюцията обикновено се представя в dpi. Не е необходимо обаче винаги да използвате максималната стойност, която скенерът поддържа.

Необходимата резолюция зависи от оригинала и предназначението на цифровото копие. Стандартен текстов документ и фотография с фини детайли например поставят различни изисквания.

По-високата резолюция създава повече пикселна информация, но обикновено води и до по-големи файлове и повече данни за обработка. Използването на стойност над необходимата за конкретната задача не означава автоматично по-добър практически резултат.

Оптична срещу интерполирана резолюция

При сравняване на модели обърнете внимание дали спецификацията се отнася до оптичната резолюция на сканиращата система или до стойност, получена чрез софтуерна интерполация.

Интерполацията може да увеличи броя пиксели в изображението чрез софтуерна обработка, но не създава същата допълнителна физически заснета информация като реалната оптична резолюция.

Резолюцията не е единственият критерий за качество

Два скенера не трябва да се сравняват единствено според максималното им dpi. Върху крайния резултат могат да влияят оптичната система, сензорът, обработката на изображението, състоянието на оригинала и използваните настройки.

Затова модел с по-голяма максимална стойност в спецификацията не е автоматично по-подходящ за всяка задача.

Какво е OCR?

OCR (Optical Character Recognition) е технология за разпознаване на символи в цифрово изображение. Чрез подходящ софтуер сканиран документ може да бъде обработен така, че съдържащият се в него текст да стане търсим или редактируем.

OCR не е просто характеристика на сканиращия хардуер. Качеството на разпознаването зависи от използвания софтуер, езиковата поддръжка, качеството и оформлението на оригинала, резолюцията и четливостта на текста.

Автоматично разпознатият текст може да съдържа грешки. При договори, фактури, архивни материали и други документи, при които точността е важна, резултатът трябва да бъде проверен.

Сканиране към PDF

При работа с документи често се използва PDF формат. В зависимост от скенера и предоставения софтуер могат да бъдат налични функции за създаване на многостранични PDF файлове, компресиране или OCR обработка за търсене в текста.

Тези възможности не са еднакви при всички модели, затова при конкретен работен процес проверете какви файлови формати и софтуерни функции се поддържат.

Сканиране на снимки

При дигитализация на фотографии значение могат да имат оптичната резолюция, характеристиките на сканиращата система, цветовата обработка, състоянието на оригинала и необходимият краен файл.

Flatbed конструкцията позволява фотографията да остане неподвижна върху стъклената повърхност и да не преминава през ролков подаващ механизъм. Това обаче не означава, че всеки Flatbed модел автоматично осигурява по-високо качество от всеки друг тип скенер.

Книги, подвързани документи и нестандартни оригинали

Книги, списания, подвързани документи и други нестандартни оригинали поставят различни изисквания от отделните листове.

Преди избор проверете конструкцията на устройството, максималния формат и начина на позициониране на оригинала. Стандартният листов документен скенер с ADF не е универсално решение за всеки вид материал.

Размери и типове документи

Освен стандартния формат A4 определени модели могат да поддържат други размери и типове оригинали. При документните скенери проверете минималната и максималната ширина и дължина, допустимата плътност и възможностите за обработка на специфични документи.

Ако ще сканирате визитни картички, пластики, дълги документи или други нестандартни материали, проверете изрично дали конкретният модел е предназначен за тях.

USB, Ethernet и Wi-Fi

Много скенери използват USB за директна връзка с компютър. Определени модели могат да предлагат Ethernet, Wi-Fi или други възможности за използване в мрежова среда.

Наличието на Wi-Fi или Ethernet не означава автоматично, че скенерът може да изпраща файлове към всяка мрежова папка, cloud услуга или мобилно приложение. Проверете конкретните функции и предоставения софтуер.

Софтуер и драйвери

Хардуерните характеристики са само част от избора. Проверете дали скенерът разполага с необходимите драйвери и софтуер за операционната система и приложенията, които използвате.

За бизнес среда може да са важни и възможностите за интеграция със съществуващия работен процес за управление на документи.

Натоварване и голям обем документи

Ако скенерът ще обработва голям брой документи ежедневно, проверете препоръчителното натоварване, когато производителят предоставя такъв показател.

Не избирайте устройство само според максималната скорост. Капацитетът на ADF, duplex сканирането, допустимите оригинали, софтуерът и начинът на експортиране на файловете могат също да определят производителността на целия процес.

Скенер или мултифункционално устройство?

Ако освен сканиране са ви необходими печат и копиране, можете да сравните самостоятелния скенер с мултифункционални устройства.

Самостоятелният скенер има смисъл, когато дигитализацията е основна задача или когато са необходими конкретни характеристики за обработка на документи или други оригинали. МФУ може да бъде по-практично, когато сканирането е само една част от ежедневната работа.

Сравнявайте конкретните устройства, защото самият тип не определя автоматично скоростта, качеството или възможностите за сканиране.

Дигитализацията не е резервно копие

След сканиране хартиеният оригинал вече има цифрово копие, но създаването на файла не гарантира неговото дългосрочно съхранение.

Ако документите са важни, трябва отделно да се предвиди начинът за организация, контрол на достъпа и резервно копиране на цифровите файлове.

Какво често се подценява?

• ADF и duplex са различни характеристики – автоматичното подаване не гарантира автоматично сканиране на двете страни.
• ppm и ipm не трябва да се сравняват без контекст – особено при двустранни документи.
• Максималното dpi не определя само качеството – оптиката, сензорът, оригиналът и обработката също имат значение.
• Оптичната и интерполираната резолюция не са едно и също.
• OCR не е безгрешен – резултатът трябва да бъде проверяван, когато точността е важна.
• Не всеки оригинал може да премине през ADF – проверете допустимите материали и размери.
• Wi-Fi не означава автоматично всички мрежови и cloud функции.
• Софтуерът е част от работния процес – проверете драйверите, OCR и необходимите интеграции.
• Сканираният файл не е автоматично защитен или архивиран – съхранението и backup-ът са отделна задача.

Какъв скенер да изберете според задачата?

Разгледайте скенерите в Digit.bg и изберете модел според типа оригинали, обема на работа, необходимата скорост и резолюция, начина на подаване и софтуерните функции.