Сканиращи устройства

Сканиращи устройства за дигитализация на документи и изображения

Сканиращите устройства преобразуват хартиени документи, снимки и други физически оригинали в цифрови изображения. Те могат да се използват за архивиране, обработка и споделяне на документи както у дома, така и в офиси и организации с по-голям документооборот.

В Digit.bg можете да разгледате скенери с различна конструкция, скорост, резолюция и начин на подаване на оригиналите. Подходящото устройство зависи най-вече от това какво ще сканирате, в какъв обем и как ще използвате получените файлове.

Какво представлява сканиращото устройство?

Скенерът улавя изображението на физически оригинал и го преобразува в цифров файл. Според устройството и използвания софтуер резултатът може да бъде записан в различни графични или документни формати.

Сканирането и разпознаването на текст не са едно и също. Скенерът създава цифрово изображение, а OCR технологията може допълнително да анализира това изображение и да разпознава текст в него.

Основни видове скенери

Различните конструкции са подходящи за различни оригинали и работни процеси:

• Документни скенери – предназначени основно за последователна обработка на листови документи и често оборудвани с автоматично подаващо устройство.
• Flatbed скенери – оригиналът се поставя върху стъклена повърхност, което позволява сканиране без преминаването му през подаващ механизъм.
• Скенери с ADF – позволяват автоматично последователно подаване на множество листове.
• Модели за по-интензивна работа – могат да предлагат по-висока скорост, по-голям ADF, по-високо препоръчително натоварване и допълнителни функции за обработка на документи.

Тези групи не са непременно взаимно изключващи се. Например документен скенер може едновременно да има ADF и да поддържа двустранно сканиране.

Как да изберете подходящ скенер?

Документен или Flatbed скенер?

Документните скенери са ориентирани към последователна обработка на листови оригинали. При модели с ADF множество страници могат да бъдат подавани автоматично, което е практично при дигитализация на договори, фактури, отчети и други документи.

Flatbed конструкцията позволява оригиналът да остане неподвижен върху стъклената повърхност. Това може да бъде подходящо за материали, които не могат или не трябва да преминават през автоматичен подаващ механизъм.

Изборът трябва да се направи според конкретните оригинали, а не според универсалното правило, че единият тип е по-качествен от другия.

Какво е ADF?

ADF (Automatic Document Feeder) е автоматично подаващо устройство, което позволява последователното сканиране на множество листове без всеки от тях да бъде поставян ръчно.

При редовна работа с многостранични документи обърнете внимание на капацитета на ADF и на допустимите размери, плътности и типове оригинали.

Не всеки материал е подходящ за преминаване през ADF. За чувствителни, нестандартни или други специфични оригинали следвайте ограниченията на конкретния скенер.

ADF не означава автоматично двустранно сканиране

Наличието на ADF показва, че устройството може автоматично да подава листове, но не означава непременно, че може да сканира автоматично и двете им страни.

Ако редовно обработвате двустранни документи, проверете изрично дали моделът поддържа duplex scanning и как е реализирана тази функция.

Скорост на сканиране

При голям обем документи скоростта може да бъде един от основните критерии. Производителите могат да я представят в страници в минута (ppm) или изображения в минута (ipm), като начинът на измерване и условията имат значение.

При двустранно сканиране една физическа страница има две страни и затова стойностите в ppm и ipm не трябва да се приемат автоматично като едно и също.

Резолюцията, цветният режим, размерът на документа и обработката от софтуера също могат да влияят върху реалната производителност.

Резолюция на скенера

Резолюцията обикновено се представя в dpi и показва нивото на пространствена детайлност, което сканиращата система може да регистрира. По-високата стойност обаче не означава автоматично по-добър резултат за всяка задача.

За стандартни текстови документи може да не е необходима същата резолюция като при работа с малки изображения или оригинали, при които фините детайли са важни.

Освен резолюцията върху крайния резултат влияят оптичната система, сензорът, оригиналът, настройките и последващата обработка.

Оптична и интерполирана резолюция

При сравняване на скенери е полезно да се прави разлика между оптичната резолюция на хардуера и стойности, които могат да бъдат получени чрез софтуерна интерполация.

Софтуерното увеличаване на броя пиксели не създава същата допълнителна физически заснета информация като по-високата реална оптична резолюция.

OCR – разпознаване на текст

OCR (Optical Character Recognition) позволява текстът в сканирано изображение да бъде разпознат и в зависимост от използвания софтуер да бъде превърнат в търсим или редактируем текст.

OCR не трябва да се разглежда само като хардуерна характеристика на скенера. Резултатът зависи от използвания софтуер, езиковата поддръжка, качеството на оригинала, резолюцията и четливостта на документа.

При важни документи разпознатият текст трябва да бъде проверяван, тъй като автоматичното разпознаване може да съдържа грешки.

Сканиране към PDF

Много работни процеси използват PDF за съхранение и обмен на сканирани документи. В зависимост от софтуера могат да бъдат налични многостранични PDF файлове, компресия, OCR и създаване на PDF с търсим текст.

Тези възможности не трябва да се приемат като универсални за всеки скенер. Проверете предоставения софтуер и поддържаните функции на конкретния модел.

USB, Ethernet и Wi-Fi

USB е често използван вариант за директно свързване към компютър. Определени скенери могат да разполагат и с Ethernet, Wi-Fi или други възможности за работа в мрежова среда.

Наличието на мрежова връзка не означава автоматично поддръжка на всяка cloud услуга или директно сканиране към всяка мрежова дестинация. Проверете конкретните функции на устройството и неговия софтуер.

Софтуерната съвместимост е важна

Преди покупка проверете дали производителят предоставя подходящи драйвери и софтуер за операционната система и приложенията, които ще използвате.

Ако скенерът трябва да бъде част от съществуваща система за управление или архивиране на документи, проверете необходимите интерфейси, драйвери и възможности за интеграция за конкретния работен процес.

Сканиране на снимки и изображения

При сканиране на фотографии и други изображения може да имат значение оптичната резолюция, характеристиките на сензора, цветовата обработка и състоянието на оригинала.

Flatbed скенерът позволява оригиналът да бъде поставен върху стъклената повърхност без преминаване през ролков механизъм, но това само по себе си не означава автоматично по-високо качество на изображението от всеки документен скенер.

Сканиране на книги и чувствителни оригинали

Книги, подвързани документи, стари фотографии и други специфични материали могат да поставят различни изисквания към сканиращото устройство.

При такива задачи проверете конструкцията на скенера, максималния размер на оригинала и начина, по който материалът трябва да бъде позициониран. Не поставяйте в ADF оригинали, които не отговарят на изискванията на производителя.

Препоръчително натоварване

При по-интензивна дигитализация проверете препоръчителното дневно или друго работно натоварване, когато производителят предоставя такава характеристика.

Максимална или технически допустима стойност не трябва автоматично да се приема като препоръчителния постоянен обем за ежедневна работа.

Самостоятелен скенер или мултифункционално устройство?

Ако сканирането е само една от необходимите функции и се нуждаете също от печат и копиране, можете да разгледате мултифункционални устройства.

Когато сканирането е основна задача, самостоятелният скенер може да предложи характеристики, ориентирани конкретно към дигитализацията – например определен тип подаващ механизъм, скорост, работа с специфични оригинали или специализиран софтуер.

Не е необходимо обаче единият вариант да се приема като универсално по-добър. Сравнете устройствата според конкретния работен процес.

Дигитализацията не е същото като архивиране и резервно копие

Сканирането създава цифрово копие на оригинала, но само по себе си не гарантира дългосрочно или сигурно съхранение на информацията.

Организацията на файловете, правата за достъп, резервните копия, избраният файлов формат и политиката за съхранение са отделна част от процеса по управление на цифровите документи.

Какво често се подценява?

• ADF не означава автоматично duplex scanning – проверете двете характеристики отделно.
• ppm и ipm не са непременно едно и също – особено при двустранно сканиране.
• По-високото dpi не означава автоматично по-добър резултат – необходимата резолюция зависи от задачата.
• Оптичната и интерполираната резолюция са различни.
• OCR не е безгрешен – резултатът зависи от софтуера и качеството на оригинала.
• Не всеки оригинал е подходящ за ADF – проверете ограниченията на устройството.
• Мрежова връзка не означава автоматично всяка cloud функция.
• Софтуерната съвместимост може да бъде толкова важна, колкото хардуерът.
• Сканирането само по себе си не е стратегия за архивиране и резервно копиране.

Избор според начина на работа

Разгледайте сканиращите устройства в Digit.bg и изберете модел според типа оригинали, необходимата скорост и резолюция, обема на работа и софтуерните функции.